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Contabilidad Fiduciaria para Gerentes de Alquiler de Vacaciones

Updated: may 2, 2022

Trust Accounting for Vacation Rental Companies

No importa cuántas propiedades de alquiler de vacaciones usted supervisa, hay algunas cosas importantes que usted necesita conseguir constantemente a la derecha para ser un gran administrador de alquiler de vacaciones. Una de ellas es la contabilidad de fideicomiso. En los términos más simples, la contabilidad de fideicomiso representa una forma de contabilidad para cuentas de fideicomiso. Estas cuentas son cuentas bancarias especiales que los gerentes de alquiler de vacaciones deben mantener para cumplir con las leyes estatales.

¿Quién necesita contabilidad de confianza?

Si bien los reglamentos de contabilidad fiduciaria son específicos de cada estado, muchos estados tienen una serie de reglas en común que indican cómo los fondos y transacciones deben ser manejados por las compañías de administración de bienes.

Una de esas reglas especifica que los fondos del propietario del alquiler de vacaciones deben mantenerse en una cuenta separada de su negocio o cuentas bancarias personales. Esto no sólo asegura que los fondos de los propietarios no sean clasificados como ingresos para su empresa; también asegura que el dinero esté disponible cuando usted necesita pagar al propietario(s). Dependiendo de las directrices de su estado, es posible que necesite establecer una cuenta fiduciaria separada para cada propietario de alquiler de vacaciones o una cuenta fiduciaria conjunta, donde depositará todos los fondos del propietario.

Sin embargo, esto no significa que usted terminará manejando sólo una o dos cuentas. En algunas situaciones, los administradores de alquileres vacacionales también deben establecer una tercera cuenta para los fondos de reserva que se mantienen como parte del acuerdo de gestión:

  • una cuenta de explotación para sus propios negocios; esta cuenta contiene los fondos que pertenecen a la sociedad de gestión inmobiliaria y se utilizan para pagar la mayoría de los gastos diarios;
  • una cuenta fiduciaria de gestión de la propiedad, que gestiona todos los depósitos anticipados pagados por los clientes potenciales;
  • una cuenta del fondo de reserva, que contiene fondos procedentes de propietarios y que se utilizarán para cubrir futuros gastos de mantenimiento y reparación, así como gastos imprevistos.   

Como gerente de alquiler de vacaciones, es esencial saber que algunos estados tienen algunas reglas de contabilidad de confianza muy estrictas. Este aspecto es muy importante especialmente si usted administra propiedades de alquiler vacacional en diferentes estados. En Nuevo México, por ejemplo, los administradores de alquileres de vacaciones deben de mantener diferentes registros, incluidos libros de cheques bancarios, registros de recibos, registros de desembolsos, libros de fideicomiso de clientes individuales, saldos de libros de clientes y conciliaciones bancarias, y liste cuentas fiduciarias de administración de propiedades en el talón de cheques. 

La contabilidad fiduciaria aborda una amplia gama de desafíos

Independientemente de las regulaciones específicas para los diferentes estados, la contabilidad de fideicomiso es una de las tareas más difíciles contabilidad de alquiler de vacaciones que un administrador de bienes debe completar. Por lo tanto, podemos entender fácilmente por qué muchos profesionales evitan la contabilidad de confianza en los estados que no requieren administradores de propiedades de alquiler a corto plazo para mantener cuentas de confianza. Sin embargo, la implementación de un sistema de contabilidad fiduciaria trae consigo una serie de beneficios, tales como:

  • Le ayuda a evitar la mezcla de fondos - Aunque los diferentes estados tienen diferentes reglas de contabilidad fiduciaria, bajo ninguna circunstancia debe mezclar fondos. La mezcla de fondos ocurre típicamente cuando los gerentes de alquiler de vacaciones combinan los fondos del dueño de la propiedad con sus fondos de la compañía o su propio dinero. En este caso, un administrador de alquiler de vacaciones puede utilizar sin saberlo los fondos de los propietarios, lo que puede conducir a muchos errores en la gestión de las finanzas de la empresa. Por ejemplo, mezclar fondos puede darte una falsa sensación de seguridad financiera, ya que parte del dinero en tu cuenta bancaria no es realmente tuyo. Como resultado, la gestión del efectivo y la proyección de los gastos empresariales para las crisis estacionales podría ser más difícil. Además, usar fondos de propietarios para fines que no aceptaron es ilegal y poco ético.
  • Garantiza el cumplimiento regulatorio - Tratar de gestionar las entradas y salidas de efectivo para diferentes propiedades de alquiler de vacaciones puede ser frustrante y se hace más difícil a medida que su negocio crece. Debido a que los gerentes de alquiler de vacaciones son responsables de mantener registros claros de los fondos de cuentas fiduciarias, el uso de un sistema de contabilidad confiable es la única manera de asegurar el pleno cumplimiento de las leyes estatales.
  • Protege su responsabilidad fiduciaria - Un gerente de alquiler de vacaciones se encuentra en un papel fiduciario con respecto a los beneficiarios de la cuenta(s) fiduciaria que él o ella maneja. El cumplimiento de la responsabilidad fiduciaria tanto con los propietarios como con los huéspedes requiere un alto nivel de transparencia y rendición de cuentas que sólo puede lograrse con la ayuda de un sistema de contabilidad fiduciaria.

Incluso si su estado tiene regulaciones específicas para el uso de cuentas de fideicomiso, puede ser bastante difícil para un gerente de alquiler de vacaciones que supervisa varios alquileres de vacaciones para hacer un seguimiento de todos los fondos de los propietarios, depósitos anticipados, reembolsos y otras transacciones. Lo que es más, el manejo inadecuado de estos fondos puede conducir a diferentes sanciones, multas, e incluso la suspensión o revocación de su licencia.

Aunque la contabilidad fiduciaria proporciona una serie de beneficios, mantener registros detallados y precisos de las cuentas puede ser una tarea compleja y laboriosa. También, puede ser bastante difícil implementar y establecer un sistema de contabilidad de confianza por su cuenta. Por suerte, usted no tiene que hacer ninguna de estas cosas.

Hoy en día, los gerentes de alquiler de vacaciones pueden optar por diferentes soluciones PMS,que incluyen la funcionalidad de contabilidad de confianza. Dado que el software de gestión de alojamiento integral le permite no sólo gestionar la contabilidad de confianza de acuerdo con las regulaciones de la industria y conciliar diferentes cuentas con facilidad, sino también para tomar decisiones de negocio oportunas. Puede ayudarle a establecer su empresa en un camino hacia el éxito. Para obtener más información sobre nuestra solución integral de software de gestión de alojamiento, le invitamos a  programar una en vivo hoy!

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