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Por qué la contabilidad de confianza es crucial para alquileres de vacaciones

Updated: jun 2, 2022

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La contabilidad fiduciaria es una de las partes más importantes de la administración de propiedades de alquiler de vacaciones. Pero para muchos administradores de propiedades, la contabilidad de confianza es también una de las mayores fuentes de confusión y estrés. Esto es particularmente cierto para los novatos que no están familiarizados con las reglas y regulaciones aplicables.

Evaluación del papel de las cuentas fiduciarias

Se requieren cuentas fiduciarias en industrias donde empresas específicas tienen fondos que pertenecen a sus clientes. Para comprender mejor el papel de las cuentas fiduciarias en la administración de propiedades, aquí está cómo funcionan:

  • Al reservar una de las propiedades de alquiler de vacaciones que gestiona, los huéspedes potenciales hacen un depósito anticipado, que por lo general se paga con tarjeta de crédito o cheque electrónico. Como administrador de la propiedad, también puede ser responsable de cargar a los huéspedes un depósito de seguridad  cuando hacen el registro de entrada y recoger el saldo restante al realizar el registro de salida.
  • Dependiendo de sus directrices estatales, es posible que deba depositar los fondos que recibe de los huéspedes en una cuenta fiduciaria. Mientras que algunos estados no tienen reglas y regulaciones relativas a la gestión y utilización de cuentas fiduciarias, otros requieren que las compañías de administración de propiedades establezcan una cuenta fiduciaria conjunta o una cuenta fiduciaria separada para cada propietario individual. Si no se requieren cuentas de fideicomiso en tu estado, depende de ti decidir si abrir y mantener una o más cuentas de fideicomiso beneficiará a tu negocio o no.
  • Una vez que usted deposita fondos en una cuenta de fideicomiso que usted ha abierto específicamente para un dueño de propiedad, usted puede transferir dinero electrónicamente o escribir cheques para cubrir los gastos de funcionamiento asociados con su o sus alquiler(es) de vacaciones. Si ha abierto una cuenta de fideicomiso mancomunada, puede utilizar los fondos para pagar las tarifas y gastos relacionados con todas las propiedades que administra, independientemente de si sólo hay uno o varios propietarios.
  • Después de pagar los gastos relacionados con la propiedad, es necesario transferir el importe restante del fideicomiso al propietario (s) de acuerdo con los términos y condiciones del acuerdo(s) de confianza.

Los Beneficios Clave de Usar Cuentas Fiduciarias

Incluso en los estados donde la contabilidad de fideicomiso no es requerida por ley, abrir al menos una cuenta de fideicomiso puede ofrecer algunos beneficios innegables. Estos incluyen:

  • Mejor gestión financiera Mantener el dinero de los propietarios separado de sus fondos personales y de negocios le permitirá supervisar y planificar sus recursos financieros con mayor precisión. En resumen, al mantener registros completos de fondos de cuenta fiduciaria, usted sabe exactamente cuánto del saldo total le pertenece a usted y a cada propietario. Además, la contabilidad fiduciaria puede simplificar una serie de tareas contables, incluyendo la contabilidad y el procesamiento de fin de mes.
  • Cumplimiento normativoLa contabilidad fiduciaria puede ayudar con el cumplimiento legal y operativo. El cumplimiento básicamente significa contar con un sistema adecuado para mantener registros precisos. A través de la conciliación bancaria,que es uno de los principales objetivos de la contabilidad de confianza, puede confirmar fácilmente que sus registros están completos y libres de errores u omisiones. Al conciliar los estados de cuenta bancarios con sus sistemas internos de mantenimiento de registros mensualmente, identificará errores, como cantidades incorrectas y entradas duplicadas.
  • Un menor riesgo de mezclar fondosCuando usted tiene su propio dinero o los fondos de su empresa en la misma cuenta que está sosteniendo los fondos de los propietarios, usted puede terminar utilizando su dinero por otras razones que son legales y apropiados. Por ejemplo, puede utilizar los fondos de un propietario para la propiedad de otro propietario.O puede usar accidentalmente los fondos de los propietarios para pagar los gastos relacionados con su negocio.Mantener los fondos de los propietarios separados del dinero de su propia empresa le ayudará a evitar graves riesgos financieros y problemas legales.
  • Protección FDIC El seguro FDIC es uno de los beneficios más importantes de abrir una cuenta comercial con un banco asegurado FDIC. Una consideración importante es que las cuentas comerciales bajo la misma identificación fiscal están aseguradas colectivamente hasta $250,000. A la inversa, las cuentas fiduciarias con múltiples beneficiarios están cubiertas por separado por el FDIC. Eso significa que cada beneficiario está protegido hasta $250,000. Además, a diferencia de las cuentas comerciales regulares, las cuentas fiduciarias no están sujetas a una congelación de cuentas, lo que podría ocurrir debido a actividades sospechosas o embargos fiscales presentados contra su negocio.
  • Buena Reputación Cuando se mantiene en cuentas fiduciarias, los fondos de los propietarios se manejan, aseguran y protegen adecuadamente de posibles problemas que pueden dañar las finanzas de su negocio. Además de darle tranquilidad, mantener los fondos de los propietarios seguros aumenta su profesionalidad y reputación en general. 

Cuando se trata de confiar en la contabilidad, las reglas, regulaciones y prácticas consuetudinarias pueden variar ampliamente entre los estados. Si bien familiarizarse con las leyes de su estado es imperativo para garantizar el cumplimiento normativo, optar por un  sistema de gestión de alojamiento con funcionalidad de contabilidad de confianza puede ser una herramienta muy útil para que usted siga cumpliendo con las normas de contabilidad de confianza. Además de permitirle administrar adecuadamente cuentas de confianza, nuestra solución PMS puede ayudarle a completar muchas otras tareas de contabilidad y optimizar una amplia variedad de operaciones comerciales. Si usted está buscando una manera de simplificar la gestión de propiedades de alquiler de vacaciones, póngase en contacto con nosotros hoy rellenando nuestro formulario de contacto.

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